Je hebt me vast wel eens horen zeggen dat er geen regels zijn voor een bruiloft. En dat blijft zo! Maar voor de manier waarop je omgaat met de mensen die jullie dag mogelijk maken, je trouwleveranciers, heb ik er stiekem toch een paar. Zie het als een klein etiquette-handboek, met als doel een heerlijke samenwerking.
Want laten we eerlijk zijn: achter elke leverancier zit gewoon een mens. En behandel je dat mens een beetje lief, dan krijg je daar zoveel voor terug.
Onthoud dit: je leveranciers zijn ook gewoon mensen
Achter elke fotograaf, cateraar, weddingplanner of DJ zit een mens. Vaak een zzp’er of klein bedrijf dat met heel veel passie werkt aan iets ontzettend persoonlijks: jullie trouwdag. Ja, ze doen het voor hun werk, maar de meesten zijn ook gewoon oprecht blij als ze jullie een onvergetelijke dag mogen bezorgen.
Behandel ze dus zoals je zelf behandeld zou willen worden, en je merkt dat ze met je meedenken, net dat stapje extra zetten, en dat jij je nergens zorgen over hoeft te maken. Win-win dus.
Begin met een fijne eerste mail (en niet met ‘hoi, hoeveel?’)
Ik snap het, je wilt weten wat iets kost. Maar een mailtje met alleen ‘hoi, wat kosten jullie?’ is een beetje als op een eerste date meteen vragen hoeveel iemand verdient… Vertel liever even kort wie jullie zijn, wanneer en waar jullie gaan trouwen, met hoeveel gasten, en wat je zoekt.
Hoe meer een leverancier weet, hoe beter ze kunnen inschatten of ze bij jullie passen, en hoe persoonlijker (en bruikbaarder) hun antwoord. En bedenk je: sommige leveranciers krijgen tientallen aanvragen per week. Op eentje die echt moeite doet, reageren ze ook een stuk enthousiaster.
Wees eerlijk over je budget (en vraag niet om korting)
Dit is misschien wel mijn allerbelangrijkste tip. Om korting vragen voelt voor leveranciers al snel alsof je hun werk niet genoeg waardeert (lees ook eens wat een bruiloft nou echt kost en waaróm). Veel logischer: wees gewoon open over je budget.
Zeg bijvoorbeeld: ‘we hebben dit te besteden, wat zijn binnen dat bedrag de mogelijkheden?’ Geloof me, dan gaan leveranciers vele malen sneller met je meedenken. Misschien bieden ze een kleiner pakket aan, of komen ze met een slimme oplossing waar je zelf niet aan had gedacht. Daar word je allebei blij van.
Waardeer het vak (de fotograaf maakt de foto’s, niet de camera)
Stiekem een van mijn grootste irritaties, haha. ‘Zo, jouw camera maakt mooie foto’s!’ Eh, nee. Die mooie foto’s komen door jarenlange ervaring, een geoefend oog, eindeloos geduld en heel veel vakmanschap.
Datzelfde geldt voor de bloemist, de cateraar, de stylist en alle anderen. Ze zijn ergens echt professional in geworden, en dat verdient respect. Een oprecht compliment over hun wérk (‘wat knap hoe je dat moment hebt vastgelegd’) doet wonderen.
Ghost je leveranciers niet
We doen het allemaal wel eens: een berichtje laten liggen omdat we even geen zin hebben in het ‘nee’ zeggen. Maar voor leveranciers is het juist heel fijn om te weten waar ze aan toe zijn (ze houden vaak een datum vrij voor je terwijl jullie nog twijfelen).
Heb je voor iemand of iets anders gekozen? Stuur dan even een kort, vriendelijk mailtje. Iets als ‘bedankt voor je tijd, we hebben uiteindelijk een andere keuze gemaakt, maar we vonden het fijn contact!’ is al genoeg. Geen uitgebreid verhaal nodig. Het kost je dertig seconden, en het maakt een leverancier blijer dan geen reactie meer krijgen…
En vraag niet eindeloos vrijblijvend offertes op
Oriënteren mag natuurlijk, sterker nog, dat is hartstikke verstandig! Maar tien offertes opvragen terwijl je eigenlijk al weet wie je wilt, kost leveranciers veel tijd. En die tijd is, je raadt het al, geld. Maak een shortlist van leveranciers die echt bij jullie passen, en ga met die paar het gesprek aan. Fijner voor iedereen.
Lees je offerte en contract goed door
Niet het leukste onderdeel, ik weet het. Maar lees even rustig na wat je precies afspreekt: wat zit er wel en niet bij, hoeveel uur, en wanneer betaal je wat. Snap je iets niet? Vraag het! Een goede leverancier legt het je graag uit. Zo voorkom je verrassingen achteraf, en weten jullie allebei precies waar je aan toe bent.
Betaal op tijd
Klinkt logisch, maar het gebeurt vaker niet dan je denkt. De meeste leveranciers zijn zzp’ers voor wie een te late betaling echt een probleem is. Betaal je aanbetaling en je facturen dus netjes op tijd. Het is een van de makkelijkste manieren om een fijne klant te zijn, en het scheelt iemand een hoop stress.
Zorg voor (goede) crew maaltijden
Werken er leveranciers de hele dag op jullie bruiloft? Denk dan aan een crew maaltijd. Je fotograaf, videograaf, DJ, weddingplanner… ze staan vaak van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat voor jullie klaar, en hebben echt even iets te eten nodig (en niet pas om elf uur ’s avonds).
Eén ding: geef ze een fátsoenlijke maaltijd. Een droog broodje terwijl jullie gasten van een driegangendiner genieten? Niet zo fijn. De meeste cateraars en locaties hebben hier standaard een optie voor, dus vraag er gewoon naar bij het regelen van de catering.
Denk aan hun werkomstandigheden
In het verlengde daarvan: zorg dat je leveranciers ergens kunnen zitten, dat er water is, en dat ze even naar het toilet kunnen. Trouwen jullie buiten in de volle zon, of juist in de kou? Denk dan ook aan een plekje in de schaduw of binnen. Kleine dingen, groot verschil. En een blije leverancier doet nou eenmaal beter werk.
Geef ze de ruimte om hun werk te doen
Je hebt deze professionals niet voor niets uitgekozen, dus vertrouw ook op hun expertise. Je fotograaf weet echt wel waar het mooiste licht is, en je DJ voelt prima aan wanneer de dansvloer vol moet.
Een duidelijke briefing vooraf? Heel fijn. Maar de hele dag over hun schouder meekijken, of een afspeellijst met 200 verplichte nummers en strikte regels? Is echt niet nodig. Geef ze de ruimte, en ze verrassen je vaak met meer dan je had durven vragen.
Respecteer hun werktijden
In het contract staat meestal tot hoe laat een leverancier blijft. Loopt het feest uit en wil je dat je fotograaf of DJ langer blijft? Vraag het even, en ga er niet zomaar vanuit dat het ‘er wel even bij kan’. Overuren zijn overuren, ook op een bruiloft. De meesten blijven met alle liefde wat langer, maar wel als je het netjes vraagt (en regelt).
En ook buiten de bruiloft om: respecteer hun prive leven. Het is misschien even slikken, maar jullie zijn niet het enige bruidspaar waar ze contact mee hebben. Dus verwacht niet van ze dat ze binnen een paar uur reageren op e-mails of berichten, zeker niet in de avonden of in het weekend.
Tag en credit ze op social media
Post je na afloop een foto van jullie prachtige boeket, de taart of die droomlocatie? Tag dan even de leverancier! Voor hun bedrijf zijn dat soort vermeldingen goud waard, en het is zo gepiept. Dit geldt extra voor je trouwfoto’s: zet er even bij wie ze gemaakt heeft. Als je het heel officieel wilt doen, is dat met de fotograaf zelfs een verplichting (die behoudt namelijk altijd het copyright van de foto’s. Ja, ook als jij ervoor hebt betaald. Je mag jullie trouwfoto’s dus ook niet zonder toestemming van de fotograaf aan de andere trouwleveranciers ‘geven’.)
Laat een review achter (en beveel ze aan)
Was je superblij met een leverancier? Laat het de wereld weten! Een eerlijke review of een aanbeveling aan vrienden is voor een klein bedrijf misschien wel het mooiste cadeau dat je kunt geven. Het kost je een paar minuten, en het betekent voor hen ontzettend veel.
En een bedankje? Altijd leuk, nooit verplicht
Een kaartje, een klein cadeautje, een fooi voor wie de hele dag keihard heeft gewerkt… het hoeft echt niet, maar het wordt enorm gewaardeerd. Voelt het goed? Doe het. Past het niet bij jullie of bij het budget? Dan zijn een oprechte ‘dankjewel’ en die review ook al meer dan genoeg.
Uiteindelijk komt het hier eigenlijk op neer: behandel je leveranciers zoals je zelf behandeld zou willen worden. Met respect, eerlijkheid en een beetje warmte.
Op zoek naar leveranciers waar je dit soort fijne relaties mee kunt opbouwen? Neem dan eens een kijkje bij mijn Lievelingsleveranciers. Stuk voor stuk professionals die hun vak verstaan, en die niets liever doen dan jullie dag onvergetelijk maken.
