De beste bruiloftplanner? Ik heb ze allemaal bekeken, en ik heb er een mening over…

Wat is de beste bruiloftplanner voor jullie? In deze vergelijking loop ik er een aantal langs, en vertel je over die van mij (die gratis is!)

Laat me beginnen met het eerlijke verhaal, dan weet je waarom ik deze blog schrijf.

Ik heb zelf een bruiloftplanner. Hij is gratis, maar dat maakt mij niet neutraal. Als jij aan het eind van dit artikel een account aanmaakt, ben ik daar blij mee. Dat weet je dat maar meteen… (Maar ik geloof ook oprecht dat jij dan blij bent, want mijn planner is AWESOME!)

Ik schrijf dit toch, omdat er iets geks aan de hand is. Ik heb gezocht naar een eerlijk overzicht van manieren om je bruiloft te plannen, en ze bestaan wel, maar ze zijn zonder uitzondering geschreven door iemand die zelf een tool verkoopt. Wie in Nederland wil vergelijken, leest dus de folder van de verkoper.

Dat kan beter. En ik kan het beter, om één simpele reden: ik heb geen investering van jou te verdedigen (want, zoals ik al zei, mijn planner is gratis). Ik kan dus gewoon opschrijven wanneer een spreadsheet prima voldoet (hier vind je mijn gratis Bruiloft checklist en begroting voor Excel), en wanneer een concurrent iets heeft wat ik niet heb.

Ik had tien jaar lang die spreadsheet

Sinds 2014 geef ik een gratis Excel weg. Checklist, begroting, formules die meerekenen. Duizenden stellen hebben hem gedownload en ik heb hem keer op keer aangepast.

Maar er waren twee dingen die ik heel graag anders wilde…

Het eerste is saai maar wel eerlijk: Excel is niet voor iedereen. Iemand haalt een rij weg omdat die niet van toepassing is, en de formules eronder doen het niet meer. En dan heeft een bruidspaar er dus helemaal niks meer aan.

Het tweede is het echte probleem, en dat heeft me jaren dwarsgezeten. Mijn checklist was gebouwd op dertien maanden plannen. Vul je een trouwdatum in die over zes maanden ligt, dan klopt de helft van het bestand niet meer. Alle taken die volgens mijn tijdlijn al gedaan hadden moeten zijn, staan er dan gewoon nog, alsof je hopeloos achterloopt. Terwijl je dat helemaal niet bent, je hebt gewoon minder lang de tijd.

Ik heb daar van alles op geprobeerd. Een tweede versie, een kortere variant, uitleg erboven. Het werkte niet. Een checklist die met iedereen meebeweegt kún je niet in een spreadsheet bouwen, want een spreadsheet rekent wel, maar hij denkt niet mee.

Ik wilde daarom al mijn hele Girls of Honour-carrière een echte online planner. Ik heb het laten uitrekenen, en dat was een bedrag waar ik van schrok. Dat geld had ik niet. En dus bleef het bij die Excel.

Hoe die planner er dan toch kwam

Vorig jaar ben ik me gaan verdiepen in programmeren met AI. Ik heb mezelf getraind, avond na avond, en op een gegeven moment dacht ik: wacht even. Dit kan ik misschien gewoon zelf.

En dat is gelukt. Sinds 9 september staat mijn bruiloftplanner online! En daar ben ik niet-normaal trots op.

En ja, misschien is het wat ongemakkelijk om toe te geven dat AI mij heeft geholpen met het bouwen van die tool, maar heel eerlijk, dat zijn de meeste tools tegenwoordig. En waar het echt om gaat? De inhoud? Die 114 taken en 506 subtaken? Dat komt uit mijn enorme bak aan ervaring! Uit twaalf jaar bruiloften zien, met stellen praten en mailtjes krijgen van mensen die vastliepen. Die 114 taken zijn niet zomaar door AI bedacht, maar door mij.

De apps die je overal tegenkomt, en waarom ze hier half werken

Vraag het internet welke bruiloftapp je moet nemen en je komt uit bij The Knot, Zola, Joy of Bridebook. Ze zien er prachtig uit, ze zijn gratis, en ze zijn geen van allen voor jou gemaakt.

Zola schrijft het zelf in de veelgestelde vragen: leveranciers buiten de Verenigde Staten staan er niet in, en ze verzenden niet internationaal. De cadeaulijst, nou net het onderdeel waar Zola om bekend staat, werkt dus niet vanuit Nederland.

The Knot heeft een leveranciersgids voor vijftig Amerikaanse staten. Het moederbedrijf bezit ook merken in Engeland, Spanje, Italië, Frankrijk en Portugal, en geen enkel Nederlands of Belgisch merk.

Joy is van deze vier het meest internationaal. Acht talen. Maar Nederlands zit er niet bij…

Bridebook noemt zichzelf het nummer één platform van Engeland, en dat klopt ook. Lanceren ze in een nieuw land, dan beginnen ze met alleen locaties. Fotografen, bloemisten en stylisten volgen “binnenkort”.

En dan het punt dat ze alle vier gemeen hebben: geen van deze apps kent ceremonie, receptie, diner en feest als vier aparte dagdelen. Terwijl dat precies is wat je moet kunnen bijhouden als de helft van je gasten pas na het diner komt. Ik ken geen Nederlandse bruiloft waar dat onderscheid niet speelt.

De Nederlandse en Belgische tools

Hier wordt het interessanter, want hier zit wel wat moois tussen.

trwn is de meest complete die ik heb gezien. Gastenlijst met RSVP, tafelindeling, dagprogramma tot op de minuut, budget, een eigen trouwwebsite, dresscode met kleurenpalet. Eenmalig 85 euro, geen abonnement, en veertien dagen gratis proberen. Wat je er niet vindt is een leveranciersgids, dus een fotograaf zoek je ergens anders. De tafelindeling is een onderdeel dat ik zelf (nog) niet heb, en ziet er veelbelovend uit.

TopTrouwen biedt gratis een takenlijst met deadlines, budget, gastenlijst, tafelindeling én een eigen trouwwebsite. Qua omvang de opvallendste gratis tool in het rijtje.

WeddingDock is gratis tot tien gasten, daarna eenmalig 49 euro per bruiloft. Dertien modules, waaronder een aparte gastenapp en zelfs een blok voor het vrijgezellenfeest.

Forever and Ever draait om de trouwwebsite. RSVP met persoonlijke links per gast, tafelschikking, fotoalbum via een QR-code. 99 euro eenmalig.

The Blossom House komt uit België en is gemaakt door Lobke Aertgeerts, die zelf al sinds 2019 bruiloften plant. Zeventien modules, inclusief een drankcalculator en een moodboard. Gratis proefversie, daarna vanaf 35 euro. Dit is de tool die het dichtst bij wat ik zelf probeer te doen zit.

Wedding Besty is geen software maar Sylvie Van Onsem, weddingplanner met achttien jaar ervaring, met een gratis budgetcheck op Belgische prijzen en betaalde begeleiding erachter. Voor Vlaamse stellen die vooral houvast willen bij hun budget.

En dan zijn er nog twee manieren om te overwegen, die geen tool zijn maar wel met je meedenken. De eerste is dus een spreadsheet (zoals Excel), die je gratis kan vinden of rond de 120 euro voor een uitgebreide variant. Werkt prima als je van kolommen houdt en je geen uitgebreide gastenlijst hoeft bij te houden. De andere manier? Een weddingplanner inhuren die jullie checklist (en budget) bij kan houden!

Vijf vragen waarmee je zelf kiest

Ik kan je niet vertellen welke bruiloftplanner je moet nemen. Ik kan je wel vertellen wat je handig is om even na te lopen:

1. Trouwen jullie binnen een jaar? Kijk dan of de checklist meebeweegt met jullie datum, of dat hij één vaste tijdlijn heeft. Dit is het ding waar de meeste tools en alle spreadsheets op stuklopen.
2. Komt een deel van je gasten pas na het diner? Dan wil je dagdelen apart kunnen bijhouden. Schrap alles wat dat niet kan.
3. Wil je gasten zelf laten reageren? Dan heb je RSVP nodig, en dat is meteen het verschil tussen een lijstje en een systeem.
4. Wat gebeurt er als je partner ook wil meekijken? Sommige tools rekenen per gebruiker, sommige niet, en bij een spreadsheet heb je de kans dat je twee versies maakt die uit elkaar gaan lopen…
5. En dan de vraag die ik het belangrijkste vind: wie zit hierachter? Zoek de over-ons-pagina. Staat er een naam, een gezicht, een bedrijf, een jaartal? Ik heb voor dit artikel zeven nieuwe planners bekeken die het afgelopen jaar zijn opgedoken. Bij vijf van de zeven kon ik geen enkele naam vinden. Geen oprichter, geen foto, niks. Dat hoeft niet te betekenen dat het slechte tools zijn. Maar jullie gastenlijst, jullie budget en de adressen van jullie familie gaan erin. Dan wil je weten aan wie je dat geeft. (Denk ik…)

Wat wij hebben, en wat nog niet

Onze planner is gratis en blijft gratis. Er zit een checklist in die met jullie datum meerekent, gastenlijst met dieetwensen en dagdelen, RSVP die gasten zelf invullen, budget, leveranciers, paklijst, drankcalculator, playlist, draaiboek en een brief voor jullie fotograaf.

Maar… er zijn ook onderdelen die we nog niet hebben, zoals bijvoorbeeld een tafelindeling. Die komt eraan, maar hij is er nu niet. Wil je vandaag je tafels indelen, dan zijn trwn, ThePerfectWedding, TopTrouwen en WeddingDock verder dan wij.

En wat wij hebben en de meeste andere niet: er zit een echte persoon met een bak aan ervaring achter deze tool. Twaalf jaar bruiloften, een magazine op papier, een community van stellen die elkaar vragen stellen, en een lijst leveranciers die we zelf hebben uitgezocht in plaats van dat ze zich inkopen.

Dat maakt onze tool niet automatisch de beste voor jullie, maar wel de meest betrouwbare (en had ik al gezegd dat het gratis is?!).