Van de allereerste save-the-date tot het laatste bedankkaartje – het papierwerk rondom je bruiloft is zoveel meer dan alleen praktisch. Het is de eerste indruk die gasten krijgen van jullie grote dag, een voorproefje van de sfeer en een blijvende herinnering. Maar wat heb je nu eigenlijk allemaal nodig als het over stationery gaat? En wanneer verstuur je wat? In deze blog nemen we je mee door alle onderdelen van bruiloft stationery, zodat je helemaal voorbereid bent.
De complete stationery-tijdlijn
Een goeie aanpak voor je bruiloft stationery bespaart je een hoop stress. En laten we eerlijk zijn: niemand wil twee weken voor de bruiloft nog in paniek menu’s zitten ontwerpen. Hier is wanneer je wat nodig hebt:
9-12 maanden voor de bruiloft:
- Save-the-dates ontwerpen en versturen
4-6 maanden voor de bruiloft:
- Uitnodigingen versturen
- Beginnen met ontwerpen van stationery voor de trouwdag zelf
1-2 maanden voor de bruiloft:
- Afronden van alle bruiloft stationery
- Alles naar de drukker
2-4 weken na de bruiloft:
- Bedankkaartjes versturen
Save-the-dates: De eerste aankondiging
De save-the-date is als het ware de trailer van je bruiloft – het geeft een eerste indruk en de belangrijkste info. Leuk dus om hier alvast een tipje van de sluier op te lichten wat betreft de kleuren en het thema van jullie bruiloft! Wat veel stellen niet weten: je hoeft op een save-the-date lang niet alle details te vermelden. Vooral de datum is belangrijk en je kunt eventueel ook de locatie al toevoegen (stad/regio is vaak al genoeg). Trouwen jullie in het buitenland? Dan is het wel verstandig om dit op de save-the-dates vast te vermelden.
Je kunt kiezen voor een klassieke kaart, maar ook voor een magneet, een gepersonaliseerd flesje wijn of zelfs een digitale save-the-date als je milieubewust wilt zijn. Het leuke is dat je met een save-the-date wat speelser kunt zijn dan met de officiële uitnodiging – dus wees lekker creatief!
Als tip: stuur save-the-dates vooral als je bruiloft in het hoogseizoen valt, als veel mensen van ver moeten komen, of als je in het buitenland trouwt. Dan kunnen mensen echt hun agenda’s vrijhouden.
Vind hier mijn favoriete leveranciers voor save-the-dates >
De uitnodiging: Het hart van je stationery-pakket
Je uitnodiging is de ster van de show. Hiermee geef je niet alleen alle praktische info, maar zet je ook de toon voor de hele bruiloft. Een trouwkaart met goudfolie en handgeschept papier? Dan verwachten gasten een formele bruiloft. Een vrolijke, kleurrijke kaart met een informeel lettertype? Dan weten ze dat het een ongedwongen feest wordt.
Een complete uitnodiging bevat meestal:
- Jullie namen
- Datum, tijdstip en locatie(s)
- Dresscode
- Informatie over cadeauwensen
- RSVP-gegevens
- Eventueel praktische details zoals parkeren of overnachtingsmogelijkheden
Tip: verstuur je uitnodigingen niet te vroeg (mensen vergeten het) en niet te laat (mensen hebben al andere plannen). 4-6 maanden van tevoren is ideaal.
Het RSVP-kaartje: Krijg duidelijkheid over wie er komt
Niet meer standaard tegenwoordig, vooral omdat veel mensen overstappen op digitale RSVP-systemen (zoals de Girls of honour app voor bruiloftsgasten). Maar als je kiest voor een traditionele aanpak, zorg dan dat je RSVP-kaartjes duidelijk zijn:
- Ruimte voor naam/namen
- Duidelijke vraag of ze wel/niet kunnen komen
- Plek voor dieetwensen
- Een uiterlijke datum voor antwoord (ongeveer 6-8 weken voor de bruiloft)
- Eventueel een envelop met postzegel voor het terugsturen
Pro-tip: nummer je gasten stiekem op een lijst en zet datzelfde nummer met potlood achterop het RSVP-kaartje. Zo weet je precies wie er heeft gereageerd als mensen vergeten hun naam in te vullen.
Het ‘informatie-A4-tje’: Alle praktische details op een rij
Voor een bruiloft met veel details (denk aan een meerdaags evenement of een destination wedding) is een apart informatiekaartje geen overbodige luxe. Maar ook dit kan je eenvoudig toevoegen aan een bruiloft app of website. Hierop vermeld je:
- Routebeschrijving naar de locatie(s)
- Parkeerinformatie
- Hotelaanbevelingen
- Informatie over vervoer tussen locaties
- Tijdschema van de dag
- Telefoonnummers voor noodgevallen
Dit kaartje mag wat praktischer van aard zijn en hoeft niet per se in dezelfde luxe stijl als je hoofduitnodiging.
Het welkomstbord: Verwelkom je gasten met stijl
Een groot welkomstbord bij de ingang van je venue is niet alleen super praktisch, maar ook nog eens een prachtig fotomoment. Je kunt kiezen voor klassiek papier in een fotolijst, maar tegenwoordig zijn houten borden, spiegels of zelfs acryl heel populair.
Op je welkomstbord zet je doorgaans:
- Jullie namen
- De datum
- Een welkomsttekst (“Welkom op de bruiloft van…”)
- Eventueel een korte instructie (“Neem plaats waar je wilt”), tijdschema of quote
Bonus: een welkomstbord kun je na de bruiloft mee naar huis nemen en ophangen als herinnering!
Mijn favoriete leveranciers voor prachtige welkomstborden vind je hier >
De menukaart: Laat water in de mond lopen
Een prachtige menukaart maakt het etentje extra bijzonder. Je hebt verschillende opties:
- Eén grote menukaart per tafel (vaak in een houder of staand)
- Individuele menukaartjes per persoon
- Een groot menubord voor de hele zaal
Tip: Als je diners per tafel serveert, kun je de menukaart combineren met de tafelnummers. Zo sla je twee vliegen in één klap!
En vergeet niet om allergenen duidelijk te vermelden – steeds meer gasten hebben hier last van.
Tafelnummers en plaatskaartjes: Wie zit waar?
Als jullie kiezen voor een seated dinner, heb je tafelnummers en waarschijnlijk ook plaatskaartjes nodig. Dit zijn kleine details die een groot verschil maken in de uitstraling van jullie diner.
Tafelnummers of thema’s
In plaats van cijfers kun je elke tafel een thema geven dat bij jullie past. Denk aan bestemmingen waar jullie samen zijn geweest, belangrijke jaartallen in jullie relatie, of zelfs namen van jullie favoriete films.
Plaatskaartjes
Je kunt gaan voor traditionele kleine kaartjes, maar ook voor iets creatiefs zoals een gegraveerd wijnglas, een koekje met de naam erop, of een klein cadeautje dat meteen als bedankje dient.
Programmaboekjes: Laat gasten weten wat er komen gaat
Vooral tijdens de ceremonie zijn programmaboekjes handig. Ze geven gasten houvast over wat er komen gaat, en je kunt er leuke extra’s in delen:
- De volgorde van de ceremonie
- Teksten van liedjes of lezingen
- Een korte tekst over jullie liefdesverhaal
- Uitleg over tradities die je volgt
- Namen van alle belangrijke mensen (getuigen, bruidskinderen, etc.)
Tip: laat wat ruimte over voor gasten om aantekeningen te maken of tissues in te stoppen!
Overige stationery die je bruiloft compleet maakt
Er zijn nog zoveel andere stationery elementen waarmee je je bruiloft kunt aankleden:
- Tafelnaam-bordjes voor het buffet of de bar
- Richtingaanwijzers op het terrein
- Labels voor drankjes, bedankjes of stoelen
- Photobooth props met grappige teksten
- Gastenboekkaarten waarop mensen een berichtje kunnen schrijven
- Cocktailmenu’s als je speciale drankjes serveert
- Geloften-boekjes zodat je je geloften niet uit je hoofd hoeft te leren
Bedankkaartjes: De perfecte afsluiter
Ongeveer 2-4 weken na de bruiloft is het tijd voor de laatste stap in je stationery-reis: de bedankkaartjes. Deze hoeven niet super uitgebreid te zijn. Een mooie foto van jullie bruiloft aan de voorkant en een oprecht dankwoord binnenin is meer dan genoeg.
Tip: maak een apart lijstje van wie welk cadeau heeft gegeven, zodat je je bedankjes kunt personaliseren.
Besparen op je stationery-budget
Bruiloft stationery kan behoorlijk in de papieren lopen (pun intended). Hier zijn wat tips om kosten te besparen:
- Ga digitaal met je save-the-dates of RSVP’s
- Combineer functies: laat je menukaart bijvoorbeeld ook dienst doen als plaatskaartje
- Kies voor één exclusief element (zoals goudfolie op je uitnodiging) en houd de rest eenvoudig
- DIY waar mogelijk, maar overschat jezelf niet – 100 uitnodigingen met de hand kalligraferen klinkt leuk, tot je bij de 5e kaart bent en je realiseert dat je er nog 95 moet…
- Bestel alles in één keer bij dezelfde leverancier voor pakketkorting
De stijl van je stationery: maak het een geheel
Het mooiste is als alle stationery elementen een samenhangend geheel vormen. Dat betekent niet dat alles identiek moet zijn, maar wel dat er een rode draad doorheen loopt. Dit kan zijn:
- Dezelfde kleuren
- Hetzelfde lettertype of lettertypecombinatie
- Een terugkerend symbool of monogram
- Vergelijkbare illustraties of patronen
- Dezelfde papierkwaliteit
Door deze consistentie krijgt je bruiloft een professionele, doordachte uitstraling.
Stationery tips
Tot slot nog wat praktisch advies:
- Begin op tijd! Vooral met custom designs kan het even duren voor alles perfect is
- Bestel altijd 10-15% meer dan je denkt nodig te hebben (voor last-minute gasten of drukfouten)
- Zorg voor een extra, complete set om door de fotograaf op de foto te laten zetten
- Check, dubbelcheck en tripplecheck alle teksten op spelfouten
- Bewaar één exemplaar van elk stationery-onderdeel als aandenken
Tot slot
Bruiloft stationery is meer dan alleen papierwerk – het vertelt jullie verhaal en zet de toon voor de hele dag. Of je nu gaat voor minimalistisch en modern of uitbundig en romantisch, zorg dat je stationery een verlengstuk is van jullie als stel. Want deze kleine papieren details? Die maken jullie grote dag compleet.
En vergeet niet: jaren later zullen jullie die uitnodiging nog steeds koesteren als herinnering aan één van de mooiste dagen van jullie leven. Dus maak er iets moois van!
Coverfoto: Stijlvolle Trouwkaarten
